Al fine di consentirci, nel Vs. interesse, il rispetto delle suddette scadenze, Vi chiediamo la massima collaborazione, precisione e tempestività nella preparazione di quanto richiesto.

La documentazione dovrà essere preparata entro e non oltre il 09/02/2026 - 09/03/2026 – 10/04/2026.

Non appena avrete predisposto il tutto, Vi preghiamo di contattarci per concordare le modalità di consegna.

Vi preghiamo di restituirci insieme alla documentazione preparata, una copia della presente circolare, compilata e firmata in calce dall’addetto alla consegna. In particolare per ogni voce indicare SI se la documentazione è presente, NO se non vi è documentazione, specificando la ragione (es. nessun contratto di leasing in essere) e aggiungendo eventuali note (es. documentazione non ancora pervenuta/da consegnare successivamente).

ATTENZIONE: laddove vengono richieste copie di fatture, per coloro che ci hanno rilasciato l’autorizzazione ad accedere alla sezione “fatture e corrispettivi” del portale AdE, che ci consente di visualizzare direttamente le fatture elettroniche, è possibile non allegare le copie a condizione che nei relativi mastrini o comunque nella documentazione allegata sino evidenziati con chiarezza il numero di documento, la data e il cliente/fornitore.

3.FATTURE E NOTE DI CREDITO DA RICEVERE

7.BANCHE

Riconciliazione rapporti bancari al 31/12/2025: fotocopia ultima pagina e/c con saldo al 31/12/2025 e indicazione dettagliata delle differenze rispetto al saldo contabile (conti correnti, effetti in portafoglio, effetti e salvo buon fine, conti anticipi, conti in valuta).

Con riferimento alla liquidazione degli interessi attivi e passivi maturati nel 2025 ma liquidati in conto nel 2026 (o non ancora liquidati), consegnare copia dei prospetti di liquidazione trimestrali ricevuti nel 2025, specificando se sono già stati contabilmente rilevati nel conto contabile bancario o nei ratei passivi o in altro conto.

8.LEASING

Per tutti i leasing in essere: fotocopia dei partitari/mastrini dal 01/01/2025 al 31/12/2025 dei conti in cui sono stati registrati + rendiconto dei canoni pagati nel 2025 e calcolo degli interessi deducibili ai fini IRAP rilasciati dalla società di leasing (qualora non li abbiate ricevuti, Vi preghiamo di richiederli alle società di leasing).

• Per i leasing stipulati nel 2025: fotocopia fattura del canone anticipato (maxicanone) e del contratto;
• Per i leasing terminati nel 2025: fotocopia della fattura di riscatto;
• Per leasing per i quali, nel 2025, si è usufruito di moratoria, indicare la data di inizio e fine del periodo di sospensione e allegare piano di ammortamento rimodulato (richiedere a società di leasing).

Per i clienti e/o fornitori in valuta estera aperti al 31/12/2025, elaborare una tabella indicando per ogni cliente/fornitore gli estremi di tutte le fatture ancora da incassare/pagare al 31/12/2025 (Numero fattura, data, importo in valuta, importo in Euro alla data di registrazione della fattura).

Stampa di tutti i partitari/mastrini dall’01/01/2025 al 31/12/2025 di anticipi da clienti e anticipi a fornitori.

12.DIPENDENTI/AMMINISTRATORI/COLLABORATORI/AGENTI

Se le paghe non sono gestite dal nostro studio consegnare i seguenti prospetti alla data del 31/12/2025 (da chiedere al consulente del lavoro):

Stampa dei partitari/mastrini dal 01/01/2025 al 31/12/2025 e gennaio/febbraio 2026 dei conti relativi a ritenute (erariali e sindacali) e contributi (INPS, INAIL e altri Enti) per dipendenti, lavoratori autonomi, collaboratori e amministratori. ATTTENZIONE: stampare sia i conti patrimoniali che quelli economici.

Stampa dei partitari/mastrini dal 01/01/2025 al 31/12/2025 e gennaio/febbraio 2026 dei conti relativi a debiti verso dipendenti, collaboratori e amministratori per stipendi, compensi e TFR (eventuale fondo trattamento fine mandato per amministratori). Per il TFR stampare anche il conto di costo, se movimentato.

Stampa dei partitari/mastrini dal 01/01/2025 al 31/12/2025 e gennaio/febbraio 2026 dei conti relativi a

provvigioni ad agenti, e versamenti / ritenute ENASARCO.

Per le società che erogano rimborsi chilometrici a dipendenti, collaboratori o amministratori per l’utilizzo della propria auto per svolgere l’attività lavorativa, sulla base delle tariffe ACI, predisporre un sintetico prospetto da cui risultino, per ogni soggetto a cui viene erogato il rimborso, le seguenti informazioni:

• nome e qualifica soggetto
• caratteristiche autovettura (marca, tipo, alimentazione, cavalli fiscali, Km medi annui totali percorsi),
• totale rimborso in € erogato nell’anno,
• totale Km percorsi nell’anno per l’attività lavorativa,
• coefficiente tariffa applicata.

Per le società che possiedono più autovetture destinate ad usi diversi (amministratore con fringe benefit

/ dipendenti con fringe benefit / uso aziendale senza fringe benefit), elaborare un prospetto contenente la suddivisione di ogni costo per tipo di uso dell’auto (v. esempio). Questo prospetto non è necessario se vi è una sola auto aziendale, oppure se vi sono più auto con usi diversi ma i conti contabili sono appositamente divisi e classificati.

14.CONTRIBUTI E AGEVOLAZIONI

Documentazione  relativa  ad  eventuali  contributi  europei/statali/regionali/provinciali/comunali,

agevolazioni e aiuti cosiddetti “de minimis” (compresi gli aiuti sottoforma di garanzie per finanziamenti o affidamenti bancari) sia se già incassati, sia se riconosciuti ma non ancora incassati. Nel caso si tratti di contributi incassati allegare il mastrino del conto nel quale sono stati contabilizzati.

Vi ricordiamo che al link https://www.rna.gov.it/RegistroNazionaleTrasparenza/faces/pages/TrasparenzaAiuto.jspx potete trovare un elenco delle pratiche risultanti sul registro nazionale appositamente istituito per la Vostra Azienda.

15. DEBITI E CREDITI PARTICOLARI

Stampa dei partitari/mastrini dal 01/01/2025 al 31/12/2025 dei seguenti conti patrimoniali:

Se necessario annotare accanto alle registrazioni una descrizione e allegare la relativa documentazione.

16. COSTI E RICAVI PARTICOLARI

Stampa dei partitari/mastrini dal 01/01/2025 al 31/12/2025 dei seguenti conti economici:

Se necessario annotare accanto alle registrazioni una descrizione e allegare la relativa documentazione.

NUOVI  OBBLIGHI  TRACCIABILITÀ  PAGAMENTI  PER  SPESE  DI  TRASFERTA,  RAPPRESENTANZA  E  OMAGGI

DALL’01/01/2025

Ricordiamo che la Legge di Bilancio 2025 aveva introdotto importanti novità in materia di tracciabilità dei pagamenti per la deducibilità di alcune tipologie di spese. Per poter correttamente dedurre le seguenti spese nel bilancio 2025, è necessario che i pagamenti siano stati effettuati con strumenti tracciabili:

• Spese di vitto e alloggio sostenute in Italia per trasferte di dipendenti e collaboratori.
• Spese per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi, NCC) sostenute in Italia

• Spese di rappresentanza e omaggi (sia in Italia che all'estero).
• Rimborsi analitici ai professionisti per spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea sostenute in Italia.

Si considerano tracciabili i pagamenti effettuati mediante:

• Versamento bancario o postale.
• Carte di debito, credito e prepagate.
• Assegni bancari e circolari.
• Altri sistemi di pagamento che garantiscano la tracciabilità.

Vi preghiamo pertanto di fornirci, per la tipologia di spese sopra elencate la autocertificazione allegata compilata e sottoscritta. ATTENZIONE: in assenza di tale autocertificazione tutte le spese in oggetto saranno considerate deducibili, salvo diversa indicazione del Cliente.

17.PAGAMENTI TRACCIATI NEL MODELLO REDDITI 2026

Vi ricordiamo che i soggetti passivi IVA che nell’anno 2025 hanno documentato le operazioni mediante fattura elettronica o corrispettivi telematici e che hanno altresì garantito la tracciabilità dei pagamenti ricevuti ed effettuati relativi a operazioni di ammontare superiore a 500 euro possono beneficiare della riduzione di due anni dei termini di accertamento per l’IVA e per i redditi.

Vi chiediamo di restituire la relativa autocertificazione allegata al fine di confermare il requisito nella dichiarazione.

18.BILANCIO

Situazione contabile aggiornata al 31/12/2025 (da stampare il giorno della consegna)

N.B.: dopo il ritiro della documentazione non potrà essere più apportata alcuna modifica/aggiunta alla contabilità dell’esercizio 2025.

19. PARTITARI COMPLETI E PIANO DEI CONTI

Durante le attività di controllo e di lavorazione del bilancio, può emergere la necessità di verificare conti e scritture ulteriori rispetto a quelli qui richiesti. Per questo motivo e per minimizzare il disturbo che potremmo arrecarvi per richieste di integrazione, vi chiediamo, qualora ne abbiate la possibilità, di effettuare una esportazione su file (in pdf o altro), da inviarci via mail di: